I migliori strumenti per creare un calendario editoriale

Se hai un blog, gestisci i social della tua attività o lavori nel mondo del content marketing, sai già quanto sia facile perdersi tra mille idee, bozze e post da pubblicare. Ecco perché un calendario editoriale non è solo utile, è fondamentale. Ti aiuta a pianificare, visualizzare e pubblicare i tuoi contenuti con chiarezza, costanza e soprattutto senza farti impazzire.

Ma come si crea un buon calendario editoriale? Semplice: con i giusti strumenti. Ecco una panoramica dei migliori tool (gratuiti e non) che puoi usare per semplificarti la vita.

Tool di base e gratuiti

Esistono strumenti che non solo sono totalmente gratuiti, ma si distinguono anche per la loro estrema semplicità d’uso. Google Calendar e Excel (o Google Sheets) ne sono un esempio brillante. Non servono competenze tecniche particolari o lunghe ore di formazione per iniziare a utilizzarli: basta davvero poco per iniziare a organizzare i propri contenuti in modo chiaro ed efficace.

In sostanza, questi tool rappresentano una soluzione ideale per chi sta muovendo i primi passi nel mondo della pianificazione dei contenuti, ma anche per chi, pur gestendo progetti complessi, vuole mantenere un sistema semplice, agile e accessibile.

Google Calendar, perfetto per chi cerca semplicità ed efficienza

Google Calendar è già di suo un calendario, ma con un superpotere: è personalizzabile, condivisibile e visivamente chiaro. Basta un click per creare un evento, impostare promemoria, aggiungere obiettivi e... boom, tutto sotto controllo.

Puoi creare più calendari (uno per il blog, uno per i social, uno per i progetti personali) e usare colori diversi per distinguere subito le priorità. Inoltre puoi condividerlo con il team, così tutti restano sincronizzati.

Crea calendari separati

Uno per i contenuti social, uno per i post del blog, uno per i webinar o eventi. Così puoi attivarli/disattivarli con un click senza affollare la visuale.

Attiva le notifiche e i promemoria

Ti evita dimenticanze. Puoi ricevere alert via mail o pop-up sullo smartphone.

Aggiungi note e link agli eventi

Nella descrizione dell’evento, inserisci il link alla cartella Drive, al visual o al file testo con il copy.

Google Sheets / Excel. Un classico che non passa mai di moda

Excel o Google Sheets sono perfetti per chi ha bisogno di una griglia flessibile da adattare alle proprie esigenze. Puoi creare colonne dedicate per data, canale, tipo di contenuto, copy, stato di lavorazione, note… e personalizzarle come vuoi. Se poi sei un po’ pratico, puoi usare formule e colori per rendere tutto ancora più leggibile e funzionale. Inoltre, grazie alla condivisione in cloud, anche questi strumenti diventano facilmente collaborativi.

Con le celle e i fogli puoi creare una vera e propria mappa dei tuoi contenuti. Ideale per chi ama l’ordine e vuole pianificare post, eventi, collaborazioni con una visione settimanale o mensile. Puoi inserire link, date, stati di avanzamento, e condividere tutto con il team.

Crea un template ricorrente

Prepara una struttura fissa da duplicare ogni mese: ti farà risparmiare tempo e mantenere uno stile uniforme.

Color coding

Usa colori diversi per:

Tipo di contenuto (post, reel, articolo, newsletter)
Stato del contenuto (da fare, in lavorazione, pubblicato)
Piattaforme (Facebook, Instagram, Blog...)

Ti aiuterà a leggere il foglio a colpo d’occhio.

Tool specifici per Content Marketing

Oltre ai classici strumenti generici, esistono tool pensati appositamente per la gestione dei contenuti: vere e proprie piattaforme nate per aiutarti a pianificare, coordinare e pubblicare contenuti su blog, newsletter e social media in modo strategico e organizzato. Questi strumenti vanno ben oltre la semplice pianificazione su un calendario: ti permettono di avere una visione integrata del tuo piano editoriale, di gestire task e flussi di lavoro, e persino di analizzare le performance dei tuoi contenuti.

Coschedule. Tutto in un unico posto: blog, social e promozione

Pensato per chi lavora con i contenuti in modo professionale, CoSchedule ti aiuta a pianificare, programmare e promuovere tutto da un’unica piattaforma.

Puoi collegare blog, email marketing, canali social e perfino ottimizzare i titoli dei tuoi articoli.

Una funzione fighissima? Il filtro “Top Post” che ti mostra quali contenuti hanno performato meglio e ti permette di riprogrammare subito la promozione. Smart e strategico.

Trello. Visuale, intuitivo, perfetto per team

Trello funziona con il metodo kanban: hai una lavagna virtuale, colonne (da fare / in corso / fatto) e schede (cards) per ogni task o contenuto.

Puoi assegnare persone, aggiungere checklist, allegati, commenti, date e anche taggare membri del team.

È il compagno ideale per brainstorming, piani editoriali e gestione dei flussi di lavoro, anche complessi.

Notion. Perfetto per freelance, creator, o chi lavora in team agili e dinamici

Notion è uno spazio tutto-in-uno dove puoi scrivere, pianificare e organizzare qualsiasi cosa: articoli, to-do list, scadenze, idee, database e ovviamente il tuo calendario editoriale.

Tutto si basa su blocchi super personalizzabili. Vuoi un calendario dentro una pagina che contiene anche un brainstorming e dei file allegati? Nessun problema.

Tool avanzati (per team e agenzie)

Se cerchi uno strumento professionale per lavorare in team e per tenere tutto sotto controllo sul lavoro da fare in squadra, puoi testare strumenti come Asana e ClickUp.

Quando si utilizzano questi strumenti avanzati, il vero vantaggio non sta solo nel loro potenziale tecnico, ma nell’approccio strategico con cui vengono utilizzati. Il primo consiglio è quello di automatizzare il più possibile: sfruttare le automazioni offerte da questi tool significa alleggerire la gestione quotidiana e risparmiare tempo prezioso. Ad esempio, puoi impostare flussi di lavoro che si attivano automaticamente quando pubblichi un nuovo contenuto, facendo partire subito attività collegate come la creazione di un post social o l’aggiornamento di una bacheca. Questo tipo di automazione ti permette di mantenere una continuità operativa anche nelle giornate più intense.

Un altro aspetto cruciale è la collaborazione. Uno dei punti di forza di questi strumenti è proprio la possibilità di lavorare in team in modo fluido. Assegnare compiti precisi – dal copywriter al grafico, dal revisore al social media manager – e utilizzare lo spazio dei commenti per tutte le comunicazioni legate al singolo task, riduce drasticamente il caos da email o messaggi sparsi. Tutto resta centralizzato, facilmente consultabile, e ogni persona sa esattamente dove intervenire e con quali scadenze.

Infine, non dimentichiamo il valore dell’analisi dei risultati. Questi tool spesso offrono dashboard e report che evidenziano quali contenuti hanno funzionato meglio. Monitorare queste performance è fondamentale per ottimizzare la strategia editoriale: capire cosa ha catturato di più l’attenzione del tuo pubblico ti permette di replicare e migliorare quei format, quei titoli o quei messaggi che hanno davvero lasciato il segno.

Asana. Per chi lavora su più progetti contemporaneamente

Asana è un tool di project & task management perfetto per coordinare team e tenere sotto controllo ogni step del processo.

Puoi assegnare task, aggiungere scadenze, commenti, allegati e visualizzare il lavoro con più layout (liste, bacheche, calendari o timeline). Anche nella versione gratuita puoi fare davvero tanto.

ClickUp. L’all-in-one per progetti complessi

Se il tuo flusso di lavoro è articolato e coinvolge più reparti, ClickUp è lo strumento che fa per te.

Gestione task, calendario, obiettivi, chat interna, documenti, lavagne... tutto in un’unica dashboard.

Ti permette di personalizzare ogni dettaglio, generare report, automatizzare flussi e restare sempre allineato con il tuo team.

Conclusioni

Che tu sia un freelancer, un social media manager o un imprenditore con mille cose in testa, avere un calendario editoriale ben fatto è la chiave per lavorare meglio, comunicare con costanza e crescere nel tempo.

Scegli il tool che meglio si adatta al tuo stile di lavoro e inizia a pianificare i tuoi contenuti con metodo.

Ora fai il passo successivo, leggi la nostra guida "Come Creare (e Gestire) un Calendario Editoriale che Funziona Davvero".